写信时需要在信纸的第一行定格写上收信人的称呼，并在第一行的末尾加上冒号，表示下面有话要说。称呼应该与收信人的身份对应，并且可以加上修饰语，如“尊敬的”或“亲爱的”。
问候语通常放在第二行，空两格，最常见的问候语句是“你好”或“近来身体是否安康”。问候语可以独立成为一段，不能直接连接下文，以遵循构段意义单一的要求。
正文是信件的主体部分，是写信人想要表达的内容。正文可以分为多个段落，可以包括辩论、叙述、说理、回应、劝告、道谢、祝贺、慰问等内容。正文的写作要有条理，要分清层次。
祝颂语是信件的结尾部分，常见的有“此致”、“敬礼”、“祝”等词语。如果选择“此致”和“祝”作为祝颂语，可以直接接在正文之后写，也可以独占一行写，并在前面空两格后写上相应的祝愿语，如“敬礼”或“身体健康”。如果是其他表示祝福的话语，则需要另起一行并定格写。
最后一行是署名和日期。在祝颂语下方空一至两行的右侧，写上写信人的姓名和收信人的关系，如“儿×××”或“父×××”，下一行写上日期。
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